Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Kirchenfeld Robotics ist ein Schüler-Robotikclub aus Bern, Schweiz. Wir sind daran, uns als Verein unter dem Namen Kirchenfeldrobotics zu konstituieren.

Diese Erklärung beschreibt, welche Personendaten wir bearbeiten, wenn Sie kirchenfeldrobotics.ch besuchen, zu welchem Zweck wir das tun und welche Rechte Sie haben. Sie gilt ausschliesslich für diese Website — nicht für Aktivitäten ausserhalb des Internets, an Wettbewerben oder auf Plattformen Dritter, auf denen wir präsent sind.

Wir bearbeiten Personendaten nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), das seit dem 1. September 2023 in Kraft ist. Wenn Sie sich in der Europäischen Union befinden, kann zusätzlich die DSGVO anwendbar sein; in diesem Fall gelten die Rechte aus Abschnitt 6 neben Ihren Rechten aus der DSGVO.

Wir betreiben diese Website auf eigener Hardware, die an unserer Adresse in Bern, Schweiz steht (siehe Abschnitt 2). Das meiste bleibt damit auf diesem Gerät — die Liste externer Unternehmen in Abschnitt 4 ist bewusst kurz.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die hier beschriebenen Daten ist:

Kirchenfeldrobotics
c/o Jakob Gutersohn
Kirchenfeldstrasse 61
3005 Bern
Schweiz

E-Mail: kirchenfeldrobotics@gmail.com
Verantwortlich für den Inhalt: Nils Buchli

Die vollständigen Angaben finden Sie im Impressum. Wir sind nicht verpflichtet, eine Datenschutzberaterin oder einen Datenschutzberater zu benennen, und haben dies auch nicht getan.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Kontaktformular

Wenn Sie das Formular auf unserer Kontaktseite verwenden, erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Anliegen und Nachricht. Wir verwenden diese Angaben ausschliesslich, um Ihre Anfrage zu lesen und zu beantworten.

Ihre Eingabe wird nicht in unserer Datenbank gespeichert. Sie wird als E-Mail an unser Team-Postfach zugestellt, und Sie erhalten eine Kopie als Bestätigung. Ihre Nachricht liegt also in einem Postfach und nicht in einem Datenspeicher der Website. Die beteiligten Anbieter nennen wir in Abschnitt 4.

Die Angabe dieser Daten ist freiwillig, ohne sie können wir Ihnen aber nicht antworten. Mit dem Absenden des Formulars willigen Sie ein, dass wir die Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwenden.

Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse in unserer Datenbank, zusammen mit Datum und Uhrzeit der Anmeldung und der IP-Adresse, von der aus Sie sich angemeldet haben. Anders als bei einer Kontaktanfrage bleiben diese Daten gespeichert — wir benötigen sie, um bei Bedarf nachweisen zu können, dass Sie eingewilligt haben.

Wir verwenden das Double-Opt-in-Verfahren: Die Eingabe Ihrer Adresse löst zunächst nur eine Mail mit einem Bestätigungslink aus, und vor dessen Klick erhalten Sie nichts von uns. Bestätigte Adressen werden anschliessend auch bei Resend, unserem E-Mail-Anbieter, gespeichert — nur so können wir den Newsletter versenden (siehe Abschnitt 4). Sie können sich jederzeit über den Link in jedem Newsletter abmelden; wir stellen den Versand dann ein und halten den Widerruf Ihrer Einwilligung fest.

Spam-Schutz

Um automatisierten Missbrauch des Kontakt- und des Newsletterformulars zu verhindern, hält unser Server Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher, um die Anzahl der Übermittlungen von dieser Adresse zu zählen. Diese Einträge bestehen 10 Minuten und werden weder auf die Festplatte noch in eine Datenbank geschrieben. Beide Formulare enthalten zudem ein verstecktes Feld, das nur Bots ausfüllen; von Ihnen wird darüber nichts erfasst.

Server-Logs

Wie jeder Webserver protokolliert auch unserer technische Angaben zu jeder Anfrage: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die verweisende Seite sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Wir nutzen diese Protokolle, um den Betrieb sicherzustellen, Fehler zu untersuchen und Angriffe zu erkennen.

Diese Protokolle liegen auf unserem eigenen Server, der sich physisch an unserer Adresse in Bern, Schweiz befindet (siehe Abschnitt 2). Sie bleiben in der Schweiz, werden nicht an einen externen Log-Dienst übermittelt, und es steht kein CDN- oder Reverse-Proxy-Anbieter zwischen Ihnen und uns, der Ihren Datenverkehr sehen könnte.

Statistik

Wir setzen Umami ein, um ungefähr zu verstehen, wie viele Personen die Website besuchen und welche Seiten gelesen werden. Umami betreiben wir selbst auf unserem eigenen Server — die Messdaten werden nicht an ein Analyseunternehmen weitergegeben. Umami arbeitet ohne Cookies, erstellt kein Profil von Ihnen und verfolgt Sie nicht über andere Websites hinweg.

Mitgliederprofile

Auf unseren Teamseiten zeigen wir Angaben zu Clubmitgliedern: Name, Rolle, eine kurze Biografie, ein Foto und selbst gewählte Links. Diese Inhalte werden von den Mitgliedern selbst oder mit ihrem Einverständnis von einer Redaktorin oder einem Redaktor erfasst und bewusst veröffentlicht. Zu Mitgliedern unter 18 Jahren siehe Abschnitt 8.

Cookies

Für normale Besucherinnen und Besucher setzen wir keine Cookies. Es gibt keine Werbung, kein Tracking-Pixel und kein seitenübergreifendes Profiling — deshalb werden Sie auch nicht nach einer Cookie-Zustimmung gefragt.

Das einzige Cookie, das diese Website setzen kann, ist ein Sitzungs-Cookie des Redaktionssystems. Es wird ausschliesslich gesetzt, wenn sich eine Redaktorin oder ein Redaktor im Adminbereich anmeldet. Es hält diese Person angemeldet und ist für den Betrieb des Adminbereichs zwingend erforderlich. Wenn Sie sich nie anmelden, wird es nie gesetzt.

Die verwendeten Schriften (Inter und Space Grotesk) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Sie werden beim Erstellen der Website mitgeliefert; Ihr Browser stellt also keine Anfrage an Google Fonts, und Ihre IP-Adresse wird durch den Seitenaufruf nicht an Google offengelegt.

4. Dritte

Wir halten die Zahl externer Auftragsbearbeiter klein. Die Website selbst, das Redaktionssystem, die Datenbank und die Statistik laufen auf Hardware, die wir in Bern, Schweiz betreiben — diese Daten verlassen das Land nicht. Beteiligt sind dennoch die folgenden Unternehmen:

Resend — Versand von E-Mails

Resend stellt die E-Mails zu, die das Kontaktformular erzeugt. Name, E-Mail-Adresse, Anliegen und Nachricht laufen zum Versand über Resend. Resend hat seinen Sitz in den USA; damit ist eine Bekanntgabe ins Ausland verbunden.

Beim Newsletter leitet Resend nicht nur weiter: Sobald Sie Ihr Abonnement bestätigt haben, wird Ihre E-Mail-Adresse bei Resend gespeichert — in einer Kontaktliste, so lange das Abonnement besteht, damit wir den Newsletter überhaupt dorthin senden können. Resend hält zudem fest, ob ein Newsletter zugestellt oder geöffnet wurde und ob eine Abmeldung erfolgt ist. Bei einer Abmeldung markieren wir die Adresse dort als abgemeldet und stellen den Versand ein.

Google (Gmail) — Empfang von E-Mails

Unser Team-Postfach ist ein Gmail-Konto. Die E-Mails, die Sie uns über das Formular senden, werden deshalb von Google gespeichert und bearbeitet. Google hat seinen Sitz ebenfalls in den USA. Das sollten Sie wissen, bevor Sie heikle Angaben in das Formular schreiben — bei vertraulichen Anliegen fragen Sie uns bitte nach einem anderen Weg, statt sie in das Nachrichtenfeld einzutragen.

Supabase — Bildspeicher

Bilder und Dateien, die auf der Website erscheinen (Projektfotos, Artikelbilder, Profilbilder), werden bei Supabase in einer Region in der EU gespeichert. Dieser Speicher enthält veröffentlichte Inhalte der Website. Ihre Eingaben aus dem Kontaktformular werden dort nie abgelegt.

Bekanntgabe ins Ausland

Die USA stehen nicht auf der Liste des Bundesrates mit Staaten, die über einen angemessenen Datenschutz verfügen. Die Bekanntgabe an Resend und Google stützt sich daher auf vertragliche Garantien — die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, wie sie der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte für die Schweiz anerkennt — zusammen mit den Auftragsbearbeitungsbedingungen dieser Anbieter.

Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie niemandem zu Werbezwecken weiter.

5. Aufbewahrungsdauer

Kontaktanfragen. Bleiben so lange in unserem Postfach, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens und allfälliger Rückfragen nötig ist. Vorgesehene Aufbewahrung: EMAIL RETENTION — TO BE DECIDED.

Server-Logs. Die Aufbewahrungsdauer ist derzeit nicht förmlich festgelegt: LOG RETENTION — TO BE DECIDED. Wir beabsichtigen, eine feste, kurze Frist zu setzen, und werden sie hier angeben, sobald sie feststeht.

Newsletter-Abonnemente. So lange das Abonnement besteht. Nach einer Abmeldung behalten wir die Adresse im Status «abgemeldet», zusammen mit dem Nachweis der Einwilligung und ihres Widerrufs — so schreiben wir Sie nicht versehentlich erneut an und können belegen, dass das Abonnement rechtmässig war. Auf Wunsch löschen wir den Eintrag vollständig.

Unbestätigte Anmeldungen. Wird der Bestätigungslink nie geklickt, bleibt der Eintrag unbestätigt, und es wird nie ein Newsletter an ihn versendet.

Spam-Schutz-Einträge. 10 Minuten, nur im Arbeitsspeicher, danach automatisch verworfen.

Statistik. Aggregierte Besuchszahlen, so lange sie für das Verständnis der Nutzung nützlich sind.

Mitgliederprofile. So lange die Person im Club aktiv ist; auf Wunsch werden sie gelöscht oder anonymisiert — siehe Abschnitt 6.

6. Ihre Rechte

Nach dem revDSG können Sie von uns verlangen, dass wir:

• Ihnen mitteilen, ob wir Daten über Sie bearbeiten, und Ihnen eine Kopie aushändigen;
• unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen;
• Daten löschen, für deren Aufbewahrung kein guter Grund mehr besteht;
• eine bestimmte Bearbeitung Ihrer Daten unterlassen;
• Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format herausgeben oder an eine andere Stelle übertragen, soweit dies zutrifft.

Schreiben Sie an kirchenfeldrobotics@gmail.com und teilen Sie uns mit, worum es geht. Die Ausübung dieser Rechte ist kostenlos. Wir müssen unter Umständen ein, zwei Rückfragen stellen, um Ihre Identität zu prüfen, damit wir Ihre Daten nicht an eine andere Person herausgeben.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten falsch bearbeiten, können Sie sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) in Bern wenden. Soweit die DSGVO auf Sie anwendbar ist, können Sie sich auch bei der Aufsichtsbehörde an Ihrem Wohnort beschweren.

7. Sicherheit

Die Website wird über HTTPS ausgeliefert; der Verkehr zwischen Ihrem Browser und unserem Server ist damit verschlüsselt. Das Redaktionssystem ist durch persönliche Konten mit gehashten Passwörtern geschützt, und Berechtigungen schränken ein, was jedes Konto ändern darf. Uploads sind auf 10 MB pro Datei begrenzt, und das Kontaktformular ist wie in Abschnitt 3 beschrieben ratenbegrenzt.

Da wir den Server selbst betreiben, sind wir auch dafür verantwortlich, ihn aktuell zu halten und den Zugang zu beschränken. Wir nehmen das ernst, wollen aber offen sein: Wir sind ein Schülerclub und kein Unternehmen mit eigenem Sicherheitsteam. Keine Website kann vollkommene Sicherheit versprechen, und wir tun auch nicht so.

Der Umgang mit Backups und deren Aufbewahrung wird derzeit noch festgelegt: BACKUP POLICY — TO BE CONFIRMED.

8. Minderjährige

Viele unserer Mitglieder und Besucherinnen und Besucher sind unter 18 Jahre alt. Dieser Abschnitt ist uns deshalb wichtiger als den meisten Websites.

Wir erheben wissentlich keine Personendaten von Kindern unter 13 Jahren ohne Einverständnis eines Elternteils oder der erziehungsberechtigten Person. Wenn Sie vermuten, dass uns ein Kind über das Kontaktformular Angaben gesendet hat, schreiben Sie uns — wir löschen sie.

Namen und Fotos minderjähriger Mitglieder werden auf dieser Website nur mit dem Einverständnis des Mitglieds und, wo nötig, seiner Eltern oder erziehungsberechtigten Person veröffentlicht. Dieses Einverständnis kann jederzeit widerrufen werden — sagen Sie uns Bescheid, und wir nehmen den Inhalt herunter.

9. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Website in einer Weise ändert, die Ihre Daten betrifft — etwa wenn wir einen Dienst hinzufügen oder einen Anbieter wechseln. Das Datum zuoberst zeigt immer die aktuelle Fassung.

Bei einer wesentlichen Änderung ändern wir die Seite nicht bloss stillschweigend, sondern weisen auf der Website darauf hin. Schauen Sie von Zeit zu Zeit wieder hier vorbei.

10. Kontakt

Für alles rund um Datenschutz und Ihre Daten, einschliesslich der Anliegen aus Abschnitt 6, schreiben Sie an:

kirchenfeldrobotics@gmail.com

Unsere Postadresse finden Sie in Abschnitt 2 und im Impressum. Sie können auch das Kontaktformular verwenden — für Datenschutzanliegen erreicht uns eine E-Mail aber genauso gut.